معرفی مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل بورس تهران
مدیریت «روابط عمومی و امور بین‌الملل» در هر سازمان، سامانه برقراری ارتباط مؤثر، نزدیک و سازنده مدیریت سازمان با سایر بخش‌های درونی و نیز بیرون سازمان است. با برقراری این ارتباط به نحوی شایسته، امکان تطابق برون‌دادهای یک سازمان با نیازهای بیرونی فراهم میشود، فرآیندی که علت وجودی پیدایش و استمرار حیات آن سازمان محسوب میشود.
روابط عمومی و امور بین‌الملل، در حقیقت، ابزاری دوگانه است که از یک‌سو موجب آگاهی مدیران از محیط پیرامونی آنها میشود و از سوی دیگر، به انعکاس درست فعالیت‌های آنان به مخاطب می‌انجامد. برقراری این ارتباط دوطرفه در هر سطحی، مترادف سطح توفیق روابط عمومی و امور بین‌الملل است. این در حالی است که با توسعه همه‌جانبه و پشت سر گذاشتن عصر دیجیتال و ورود به دوران انقلاب چهارم که شاهد حضور هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی هستیم، اهمیت ارتباطات جهانی به پیش‌فرضی اساسی و پذیرفته‌شده مبدل شده است. حضور سرمایه‌گذاران خارجی در بازارهای مالی باعث شده است که مرز بسیار نامشخصی را میان ارتباطات درون و برون مرزی شاهد باشیم، چه بسا در برخی بازارها به دلیل حضور پرشمارتر فعالان خارجی، برای «اطلاع‌رسانی»، «شفافیت» و «دسترسی» مرزی میان ذینفعان داخلی و خارجی وجود ندارد. لذا با توجه به تجمیع مدیریت این دو حوزه در بورس تهران، لازم است توسعه ارتباطات را با تمام ذینفعان و فعالان، یکپارچه قلمداد کنیم و در مواقع لازم از ابزار زبان و نگرش‌های فرهنگی مبتنی بر مخاطب هدف، برای اثرگذاری بیشتر و حصول نتیجه مطلوب‌تر بهره ببریم.
مهم‌ترین اهداف مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل به شرح ذیل است:
خلق گرایش‌های مطلوب در میان مخاطبان و ارتقای جایگاه و منزلت شرکت؛
حفظ و نگهداری افکار و عقاید مساعد و موافق با شرکت؛
تغییر افکار و نظرهای نامساعد مخاطبان نسبت به شرکت؛
توسعه شناخت بورس تهران در میان همتایان خارجی؛
ایجاد تصویری ارزشمند، موفق و قابل اعتماد از برند شرکت در جوامع هدف؛
افزایش مشارکت و حضور نمایندگان بورس تهران در نهادهای تصمیم‌ساز بین‌المللی؛
توسعه و تعمیق ارتباطات در تمامی ابعاد تا آنجا که تبدیل به مزیت رقابتی «شرکت بورس اوراق بهادار تهران» شود.
وظایف و مأموریت‌های اصلی
شرح وظایف مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل به شرح ذیل است:
هماهنگی و دریافت نقطه‌نظرات مدیریت شرکت و تدوین استراتژی‌های ارتباطاتی و تبلیغاتی؛
سازماندهی، برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی برنامه‌های ارتباطی شرکت؛
سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی و مدیریت پایگاه‌های اطلاع‌رسانی شرکت و تدوین دستورالعملهای لازم در همین زمینه؛
نظارت بر تهیه خبر و گزارش‌های ارسالی به رسانه‌ها؛
اعلان مواضع و صدور بیانیه در مناسبت‌ها و پاسخ به انتقادهای مطروحه در رسانه‌ها؛
سازماندهی، برنامه‌ریزی و نظارت بر نحوه برگزاری نشست‌های مطبوعاتی، مجمع سالانه، همایش‌ها، کنفرانس‌ها، نمایشگاه‌ها و مناسبت‌های داخلی و بین‌المللی و… .
سایر وظایف مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل در حوزه روابط عمومی و همچنین حوزه امور بین‌الملل به شرح زیر است.
۱- حوزه روابط عمومی
رسانه و خبر
تهیه و تولید اخبار و گزارش‌های مربوط به عملکرد و دستاوردهای شرکت؛
تهیه بریده جراید و ارسال از طریق SMS و پورتال داخلی شرکت بورس تهران؛
ارتباط و همکاری مستمر، مؤثر و هدفمند با رسانه‌های جمعی به منظور انعکاس دستاوردها و توانمندی‌های شرکت؛
تهیه و تدوین چشم‌انداز فعالیت‌های رسانه‌ای شرکت در قالب برنامه‌های کوتاه‌مدت، میانمدت و بلندمدت؛
چشم‌انداز برگزاری نشست‌های خبری؛
برنامه‌ریزی و هماهنگی برای حضور مدیران شرکت در برنامه‌های صدا وسیما؛
پیگیری و هماهنگی برای انجام مصاحبه‌های درخواستی خبرنگاران؛
سوژه‌یابی به‌منظور تهیه اخبار و گزارش‌های خبری، بررسی انتقادات و سؤالات منتشرشده در رسانه و ارسال آن به مسئولان ذی‌ربط جهت درج پاسخ در رسانه‌ها؛
اطلاع‌یابی و رصد اخبار منتشرشده از شرکت در رسانه‌ها؛
تهیه مقاله، گزارش و تحلیل از برنامه‌ها و سیاست‌های شرکت و ارسال به رسانه‌ها؛
برگزاری سفرهای مطبوعاتی و اعزام خبرنگاران برای بازدید از تالارهای منطقه‌ای یا نمایشگاه‌های مرتبط؛
ساماندهی آرشیو تخصصی؛
انجام سایر وظایف اداری محوله از طرف مافوق در چارچوب وظایف روابط عمومی.
تبلیغات و رویدادها
تدوین استراتژی و برنامه جامع تبلیغاتی؛
تدوین بودجه سالانه تبلیغاتی شرکت؛
نظارت بر تدوین ساخت و پخش تیزرهای تلویزیونی و رادیویی؛
تدوین برنامه و اجرای تبلیغات در مطبوعات و فضای مجازی؛
برنامه‌ریزی و برگزاری نمایشگاه‌ها؛
حضور در دوره‌های آموزشی، همایش‌های تخصصی، سمینارها و رویدادهای اسپانسری؛
نظارت و پیگیری بر فرآورده‌های چاپی؛
تمهیدات تشریفات داخلی؛
اجرای مراسمات گوناگون در داخل شرکت؛
همکاری در برگزاری مجمع شرکت ؛
نظارت، راهبری و حفظ اصول برندینگ در تمام زمینه‌ها؛
نظارت بر آرشیو داده‌های تخصصی؛
انجام سایر وظایف اداری محوله از طرف مافوق.
سمعی و بصری
گردآوری مناسبت‌های تقویم، جهت درج در سایت رسمی شرکت بورس اوراق بهادار تهران؛
درخواست طراحی بنر مناسبت‌های تقویمی و رویدادهای درون و برون سازمانی؛
نظارت بر نصب بنرها در فضاهای داخلی شرکت؛
فیلمبرداری، عکاسی و ضبط صدا از مراسم‌ها، گردهمایی‌ها، نشست‌ها، سمینارها، نمایشگاه‌ها و مجامع شرکت؛
تهیه و جمع‌آوری آرشیو بخش مربوطه؛
حضور در اتاق فرمان سالن همایش‌های شرکت، جهت مدیریت نظارت و هماهنگی پخش برنامه‌ها؛
نظارت و هماهنگی با واحد IT، جهت پخش تصاویر و کلیپ‌های مناسبتی از تابلو معاملات در ساعات پس از بازار؛
انجام سایر وظایف اداری محوله از طرف مافوق.
امور تبلیغات و برند
استعلام و خرید اقلام تبلیغاتی؛
هماهنگی جهت تهیه و توزیع اقلام تبلیغاتی؛
نظارت بر کلیه جریان‌های اطلاعاتی و خبری در شرکت تا اطلاعات این بخش با پروژه ری‌برند هماهنگ باشد؛
ساماندهی آرشیو بخش مربوطه؛
انجام سایر وظایف اداری محوله از طرف مافوق.
ارتباطات مردمی و مشتریان
ارتباط مستمر با مراجعه‌کننده‌ها و پاسخ‌گویی به آنها؛
ارسال برخی سؤالات مراجعین به واحدهای ذی‌ربط (بازار، پذیرش، حقوقی و …)؛
تهیه گزارش‌های مرتبط و تجزیه و تحلیل داده‌ها.
۲- حوزه امور بین‌الملل
اطلاع‌رسانی
تهیه و ارسال آمارهای دوره‌ای به مبادی و نهادهای بین‌المللی بازارهای سرمایه؛
تدوین محصولات انتشاراتی به زبان فارسی و انگلیسی برای افزایش آگاهی دو‌سویه؛
تأمین محتوا برای شبکه‌های مجازی و سایت‌های انگلیسی- فارسی بورس تهران.
آموزش و ارتقاء شناخت
بررسی و پایش مطبوعات و رسانه‌های خارجی و گزینش بخش‌های مناسب برای ارائه به همکاران و فعالان داخلی؛
مشارکت در برگزاری رویدادهای خارجی، اجلاس و همایش‌های داخلی و خارجی؛
ویرایش متون انگلیسی ارسالی از سوی بخش‌های مختلف شرکت به مقاصد خارجی.
توسعه ارتباطات
میزبانی هیئت‌های خارجی بازدیدکننده از بورس تهران و ارائه معرفی‌های لازم؛
اعزام هیئت‌های بورس تهران به خارج از کشور؛
برقراری ارتباط با سفارتخانه‌ها و نمایندگان اقتصادی کشورهای خارجی مستقر در ایران؛
تدوین برنامه ارتباطی مناسب با کشورهای هدف، برای توسعه کسب و کار و ارتقاء برند بورس تهران؛
رسیدگی به عضویت‌های بین‌المللی برای حفظ روابط جاری و بسط آنها؛
بهسازی ارتباط مستمر و اثربخش با نهادها و عناصر اقتصادی ملی و بین‌المللی.
سایر وظایف
پیش‌بینی و تأمین نیازمندی‌های آموزشی همکاران در سطح جهانی؛
پایش فرآیندهای اجرایی و پروژه‌های مرتبط با امور بین‌الملل، در راستای راهبردها و اهداف کلان بورس تهران؛
مستندسازی رویدادهای خارجی و مأموریت‌های بین‌المللی همکاران اعزامی.
